Valvonta

Taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan pääpiirteet

Sisäinen valvonta pyrkii varmistamaan, että yhtiön toiminta on voimassa olevien EU:ssa hyväksyttyjen lakien ja määräysten sekä toimintaperiaatteidemme mukaista, ja että sen taloudellinen ja toiminnallinen raportointi on luotettavaa. Lisäksi se pyrkii turvaamaan yhtiön omaisuuden ja varmistamaan toiminnan kokonaistehokkuuden Metson strategisten, toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Sisäisen valvonnan toimintamallit ovat linjassa riskienhallintaprosessimme kanssa. Riskienhallinnan tavoitteena on tukea Metson strategiaa ja tavoitteiden saavuttamista ennakoimalla ja hallitsemalla mahdollisia liiketoiminnan uhkia ja mahdollisuuksia.

Metson taloudelliseen raportointiin liittyvän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimintamalli on suunniteltu siten, että saadaan riittävä varmuus taloudellisen raportoinnin luotettavuudesta sekä siitä, että tilinpäätös on laadittu voimassa olevien lakien ja määräysten, yleisesti hyväksyttyjen tilinpäätösperiaatteiden (IFRS) ja muiden listayhtiöille asetettujen vaatimusten mukaisesti. Valvontastandardeja päivitetään säännöllisesti COSO:n (Committee of Sponsoring Organizations) julkaiseman viitekehyksen ja yhtiön liiketoiminnan valvontaympäristön mukaisiksi.

Valvontaympäristö

Päävastuu taloudellisen raportoinnin sisäisestä valvonnasta on hallituksella. Hallituksen kirjallisesti vahvistamassa virallisessa työjärjestyksessä selvitetään hallituksen vastuut ja määritellään hallituksen ja sen valiokuntien sisäinen työnjako. Tarkastusvaliokunnan tehtävä on varmistaa, että taloudellista raportointia, riskienhallintaa ja sisäistä valvontaa varten määriteltyjä periaatteita noudatetaan ja että yhtiön tilintarkastajiin pidetään yllä asianmukaisia suhteita. Toimitusjohtaja vastaa tehokkaan valvontaympäristön säilyttämisestä ja taloudelliseen raportointiin liittyvästä sisäisen valvonnan jatkuvasta toiminnasta. Sisäinen tarkastus raportoi kaikista merkittävistä asioista tarkastusvaliokunnalle ja toimitusjohtajalle. Sisäinen tarkastus pyrkii kehittämään ja tehostamaan Metson taloudellista raportointia koskevaa sisäistä valvontaa keskittymällä ennakoivasti

sisäiseen valvontaympäristöön ja seuraamalla sisäisen valvonnan tehokkuutta. Tärkeimpiä taloudellista raportointiamme ohjaavia sisäisiä työkaluja ovat Metson toimintaperiaatteet, sisäistä valvontaa koskeva politiikka ja standardimme, rahoituspolitiikkamme sekä laskentaperiaatteemme ja raportointiohjeemme, joissa määritellään kirjanpito- ja raportointisäännöt, sekä Metson määrittelemät

taloudellista raportointia koskevat sisäisen valvonnan prosessit ja vähimmäisvaatimukset.

Riskien arviointi

Metson taloudelliseen raportointiin liittyvien riskien arvioinnin tavoitteena on tunnistaa ja arvioida merkittävimmät taloudelliseen raportointiin vaikuttavat uhkatekijät konsernin, raportointisegmenttien, yksiköiden, toimintojen ja prosessien tasolla. Arviointi käsittää muun muassa petoksiin ja lainvastaiseen toimintaan liittyvät riskit sekä omaisuuden menetykseen tai väärinkäyttöön liittyvät riskit. Arvioinnin tuloksena määritellään valvonnan tavoitteet, joiden avulla pyrimme varmistamaan, että taloudelliselle raportoinnille asetetut perusvaatimukset täyttyvät. Tarkastusvaliokunnalle toimitetaan säännöllisesti tietoa tärkeimpien riskialueiden kehityksestä sekä näillä alueilla toteutetuista ja suunnitelluista toimista sekä toimenpiteistä riskien pienentämiseksi.

Valvontatoiminnot

Sisäisen Metso Compliance -ohjelman tarkoituksena on taata tuottamamme taloudellisen tiedon virheettömyys ja luotettavuus sekä se, että kaikissa yksiköissämme noudatetaan yhteisiä hallinnointiperiaatteita. Ohjelman tavoitteena on muodostaa Metsoon yhtenäinen valvontaympäristö noudattamalla asianmukaisia sisäisen valvonnan periaatteita eri liiketoimintaprosesseissa ja jakaa sisäiseen valvontaan liittyviä parhaita käytäntöjä. Valvontastandardimme määrittävät sisäisen valvonnan perustason, joka kaikkien yksiköiden on saavutettava. Yksiköiden testaamisesta vastaa sisäinen tarkastus apunaan koulutetut metsolaiset testaajat eri puolilta organisaatiotamme. SOX-järjestelmästä poiketen ulkopuoliset tilintarkastajat eivät anna erillistä lausuntoa sisäisten kontrolliemme toimivuudesta, mutta he käyttävät työssään laajasti hyväkseen Metson Compliance-ohjelman yhteydessä syntyvää dokumentaatiota.

Sisäistä valvontaa koskevat standardimme on suunniteltu varmistamaan, että paikallinen johto kussakin Metson yksikössä suunnittelee ja panee tehokkaasti täytäntöön valvonnan kannalta tärkeimpiä, valittuihin keskeisiin talouden ja liiketoiminnan hallinnollisiin prosesseihin liittyviä menettelytapoja kaikissa Metson yksiköissä. Tätä täydennetään eriyttämällä organisaatioissa toisistaan keskeiset tehtävät ja niiden valvonta. Asianmukaisesti järjestetyt sisäiset valvontamekanismit suojaavat meitä myös mahdollisilta väärinkäytöksiltä. Sisäistä valvontaa koskevissa standardeissa luetellaan valvontastandardit valituille liiketoimintaprosesseille, joita ovat myynti- ja projektitoiminta, ostotoiminta, palkanlaskenta, varastot, rahoitus, taloudellinen raportointi, käyttöomaisuus ja tietotekniset järjestelmät. Näiden osalta luetellaan tehtävät, jotka tulee eriyttää toisistaan. Yksiköt dokumentoivat keskeisille liiketoimintaprosesseilleen käytössä olevat valvontatoiminnot ja Metson Compliance-ohjelmassa arvioidaan ja testataan valvontamenettelyjen toimivuutta. Ohjelma myös edellyttää mahdollisten puutteiden korjaamista.

Viestintä ja tiedotus

Turvataksemme tehokkaan ja toimivan sisäisen valvontaympäristön pyrimme varmistamaan Metson sisäisen ja ulkoisen viestinnän avoimuuden, läpinäkyvyyden, oikeellisuuden ja oikea-aikaisuuden. Yhtiön intranetistä löytyy tietoa taloudellista raportointiamme ohjaavista sisäisistä työkaluista eli esimerkiksi tilinpäätöksen laadintaperiaatteista, taloudellista raportointia koskevista ohjeista ja tiedonantopolitiikasta. Järjestämme henkilöstölle koulutusta sisäiseen valvontaan liittyvissä asioissa ja sisäisen valvonnan työkalujen käytössä. Metson talous- ja rahoitusjohtaja ja sisäisestä tarkastuksesta vastaava johtaja raportoivat sisäiseen valvontaan liittyvän työn tuloksista säännöllisesti tarkastusvaliokunnalle. Tarkastusvaliokunnan työn tuloksina syntyvistä huomautuksista, suosituksista sekä päätös- ja toimenpide-ehdotuksista raportoidaan hallitukselle jokaisen tarkastusvaliokunnan kokouksen jälkeen.

Seuranta

Taloudellista raportointia koskevan sisäisen valvonnan tehokkuutta valvovat hallitus, tarkastusvaliokunta, toimitusjohtaja, konsernijohto, sisäinen tarkastus, raportointisegmenttien johto ja eri konserniyhtiöiden johto. Valvonta kattaa kuukausittaisten taloudellisten raporttien seurannan, rullaavien ennusteiden ja suunnitelmien läpikäynnin sekä sisäisen tarkastuksen raportit ja ulkopuolisten tilintarkastajien neljännesvuosiraportit. Sisäinen tarkastuksemme arvioi vuosittain Metson toiminnan tehokkuutta sekä riskienhallinnan riittävyyttä ja raportoi sisäisen valvonnanprosesseihin liittyvistä riskeistä ja heikkouksista. Sisäinen tarkastus laatii vuosittaisen tarkastussuunnitelman, jonka tilasta ja tuloksista se raportoi säännöllisesti Metson johdolle, tilintarkastajille ja tarkastusvaliokunnalle. Lisäksi sisäinen tarkastuksemme ja ulkoinen tilintarkastaja pitävät säännöllisesti kokouksia, joissa seurantatyötä koordinoidaan.