Robotiikkaa Metso Outotecin tapaan – Resepti robotiikan onnistuneeseen käyttöönottoon

Keräsin onnistuneen reseptin 10 hyväksi havaittua ainesosaa alla olevaan listaan.

1. Parhaat ideat tulevat työn parhaiten tuntevilta henkilöiltä

Kun tiimiläiseni ymmärsivät, millaisiin prosesseihin ohjelmistorobotiikkaa kannattaa käyttää (toistuviin, säännönmukaisiin, tarkkuutta vaativiin, tylsiin, rutiiniluonteisiin), heiltä tuli heti monta hyvää ideaa robotisoitavista prosesseista tai työvaiheista. Prosessin paras asiantuntija teki töitä kehittäjän kanssa ja näin saimme jo pilottivaiheessa rahoitusosaston aamuraportit robotin tehtäväksi. Kun Robin Robot on tehnyt raportin aamulla valmiiksi, hänen ihmiskolleegansa voi aloittaa päivän ryhtymällä heti raportin perusteella töihin, oli kysymys sitten likviditeetinhallinnasta tai valuuttasuojauksista. 

2. Lisää tietoisuutta robotiikasta

Kerätäksemme ideoita prosessien automatisoinnista olemme lisänneet eri keinoin ymmärrystä siitä, millaisia prosesseja kannattaa automatisoida robotiikalla, mitä kriteerejä käytämme prosessien valintaan, ja mitä prosessin automatisointi vaatii asiaosaajilta. Olemme kirjoittaneet juttuja intranetiin, julkaisseet kaikki automatisoinnit kaikkien nähtäväksi, pitäneet tietoiskuja ja menneet johtoryhmiin puhumaan aiheesta. Kerran, pari kuussa pidämme on-line infosession robotiikasta, johon kuka tahansa voi osallistua ja kysyä lisää kysymyksiä. Järjestimme nimikilpailun, jossa valitsimme roboteillemme etunimet, ja palkitsimme parhaat ehdotukset. Laitoimme prosessien automatisoinnin joidenkin henkilöiden vuositavoitteeksi. Olemme myös järjestäneet hackathloneja, joissa osallistujat ovat automatisoineet ensimmäisen prosessinsa.

3. Hälvennä pelkoja

Aluksi moni ajatteli, että robotti tulee viemään minun työni. Oikealla viestinnällä olemme saaneet ihmiset ajattelemään, että robotti tulee auttamaan minua tekemällä tylsät rutiinityöni, ja voin keskittyä kivoimpiin lisäarvoa tuottaviin tehtäviin. Robotin voi myös laittaa taustalla tarkistamaan asioita, jolloin mahdolliset virheet saadaan nopeasti kiinni, eikä esim. lukujen täsmäyttämiseen kuukauden vaihteen jälkeen mene niin paljon aikaa.

Me päätimme myös inhimillistää robotit: Teimme roboteistamme kolleegojamme antamalla kaikille roboteille nimet, kasvoja kuvaavan kuvakkeen ja sähköpostin. Robotilla on oma käyttäjätunnus, ja sille annetaan oikeudet niihin järjestelmiin, joihin se ne tarvitsee tehdäkseen työnsä. Keskusteluissamme käytämme robottikolleegoistamme etunimiä.

4. Kasvata osaamista ja anna mahdollisuus kehittyä

Tarjoamme sisäisesti kaikille halukkaille mahdollisuuden kouluttautua robotiikan Business Analystiksi, tai Developeriksi, jos vain aikaa ja innostusta löytyy tarvittavan koulutuksen käymiseen. Uuden teknologian osaaminen ja ymmärtäminen on kiinnostanut monia! Mitä useampi ymmärtää ohjelmistorobotiikkaa, sitä paremmin olemme saaneet levitettyä automatisointia prosesseihin.

5. Pyydä ideoita matalalla kynnyksellä

Keräämme robotisointi-ideoita matalalla kynnyksellä: kuka tahansa voi ehdottaa omaa prosessiaan tai työvaihettaan automatisoitavaksi robotiikalla. Meillä on tietyt kriteerit, joiden perusteella valitsemme automatisoitavat prosessit.

6. Jaa parhaat ideat laajasti

Kerromme kaikille kiinnostuneille, millaisia ongelmia ratkomaan robotit on laitettu. Pidämme myös säännöllisesti palavereita aiheesta, jossa käymme läpi erilaisia ratkaisuja. Kun joku keksii, että robottia voi käyttää vaikkapa tarkistamaan, ovatko kaikki tytäryhtiöt päivittäneet tietonsa tarvittavaan järjestelmään ja lähettämään tarvittaessa muistutusviestejä asiasta, toinen saa tästä idean, että mehän voisimme käyttää robottia meidän vastaavaan tehtävään. Juhlimme voittoja, ja julkaisemme säännöllisesti tiedon siitä, kuinka monta prosessia olemme automatisoineet ohjelmistorobotiikalla, ja kuinka paljon aikaa robottikolleegamme ovat säästäneet ihmiskollegoiltamme.

7. Keskitä robottien hallinta yhteen paikkaan, hajauta ideointi laajalle

Päätimme keskittää robottien ja niiden tekemät prosessit IT:n hellään huomaan. RPA Factory -niminen virtuaalitiimimme valvoo robottien toimintaa, ja huolehtii siitä, että prosessit toimivat, vaikka järjestelmissä tehtäisiin muutoksia. Vaikka kuka tahansa voi kouluttautua Developeriksi, meillä on myös keskitettyjä resursseja RPA Factoryssä tukena uusien prosessien automatisoinnissa globaalisti Metson laajuisesti.

8. Käytä robottia ensimmäisenä tai viimeisenä automaation osana

Ohjelmistorobotiikka ei ole paras ratkaisu kaikkeen. Parhaiten se toimii manuaalisiin tehtäviin, joihin ei juuri tällä hetkellä ole saatavilla automaatiota järjestelmien kautta. Toisaalta se istuu hyvin myös järjestelmän automaation jäljelle jättämän manuaalityön tekijäksi. Joskus voi olla halvempaa ja helpompaa laittaa robotti tekemään töitä kahden järjestelmän välillä, jos liittymän rakentaminen on kallista ja vie paljon aikaa.

9. Harmonisoi prosessit

Suurimmat hyödyt ohjelmistorobotiikasta voi saada standardoimalla prosessit samanlaisiksi esimerkiksi eri yksiköissä, jolloin robotin tekemän työn volyymit voivat kasvaa suuremmiksi. Joissain tapauksissa yhden erillisen prosessin automatisoiminen robotilla voi tuoda suuria ajankäytöllisiä säästöjä.

Harmonisointi tuo skaalaetua, mutta hyötyä on myös siitä, että prosesseja käydään läpi vaihe vaiheelta, ja jätetään kaikki turha pois. Olemme lisänneet Lean-koulutusta, ja saaneet monesta prosessista suoraviivaisemman ja tehokkaamman.

10. Hanki robotille älykäs kaveri

Ensimmäiset robottikolleegamme ovat tehneet rutiinitöitä ilman sen suurempaa älyä: toistaneet prosessia juuri siten kuin ne on opetettu, silloin kun niitä on tarvittu, niin kauan kuin niiden on annettu toimia. Seuraava askel onkin lisätä hieman älykkyyttä robotin kaveriksi tekoälyn avulla.