Valvonta

Taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan pääpiirteet

 Taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvän sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan pääperiaatteet

Sisäinen valvonta pyrkii varmistamaan, että yhtiön toiminta on voimassa olevien EU:ssa hyväksyttyjen lakien ja määräysten sekä Metson toimintaperiaatteiden mukaista, ja että yhtiön taloudellinen ja toiminnallinen raportointi on luotettavaa. Lisäksi sisäinen valvonta pyrkii turvaamaan yhtiön omaisuuden ja varmistamaan toiminnan kokonaistehokkuuden strategisten, toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Toimintamallit ovat linjassa riskienhallintaprosessiemme kanssa.

Taloudelliseen raportointiin liittyvä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimintamallimme on suunniteltu siten, että saadaan riittävä varmuus raportoinnin luotettavuudesta sekä siitä, että tilinpäätös on laadittu noudattaen:

  • voimassa olevia lakeja ja määräyksiä
  • yleisesti hyväksyttyjä tilinpäätösperiaatteita (IFRS)
  • muita listayhtiöille asetettuja vaatimuksia

Valvontastandardejamme päivitetään säännöllisesti COSO:n (Committee of Sponsoring Organizations) julkaiseman viitekehyksen ja liiketoiminnan valvontaympäristömme mukaisiksi.

Valvontaympäristö

Päävastuu taloudellisen raportoinnin sisäisestä valvonnasta on hallituksella. Hallituksen kirjallisesti vahvistamassa virallisessa työjärjestyksessä selvitetään hallituksen vastuut ja määritellään hallituksen ja sen valiokuntien sisäinen työnjako. Tarkastusvaliokunnan tehtävä on varmistaa, että taloudellista raportointia, riskienhallintaa ja sisäistä valvontaa varten määriteltyjä periaatteita noudatetaan ja että yhtiön tilintarkastajiin pidetään yllä asianmukaisia suhteita. Toimitusjohtaja vastaa tehokkaan valvontaympäristön säilyttämisestä ja taloudelliseen raportointiin liittyvästä sisäisen valvonnan jatkuvasta toiminnasta. Sisäinen tarkastus raportoi kaikista merkittävistä asioista tarkastusvaliokunnalle ja toimitusjohtajalle. Sisäinen tarkastus pyrkii kehittämään ja tehostamaan Metson taloudellista raportointia koskevaa sisäistä valvontaa keskittymällä ennakoivasti

sisäiseen valvontaympäristöön ja seuraamalla sisäisen valvonnan tehokkuutta. Tärkeimpiä taloudellista raportointiamme ohjaavia sisäisiä työkaluja ovat Metson toimintaperiaatteet, sisäistä valvontaa koskeva politiikka ja standardimme, rahoituspolitiikkamme sekä laskentaperiaatteemme ja raportointiohjeemme, joissa määritellään kirjanpito- ja raportointisäännöt, sekä Metson määrittelemät taloudellista raportointia koskevat sisäisen valvonnan prosessit ja vähimmäisvaatimukset.

Tärkeimpiä taloudellista raportointiamme ohjaavia sisäisiä työkaluja ovat:

  • Metson toimintaperiaatteet (Code of Conduct)
  • sisäisen valvonnan  politiikka ja standardit
  • rahoituspolitiikka
  • kirjanpitopolitiikat ja raportointiohjeet

Tarkastusvaliokunnalle annetaan säännöllisesti talousraportoinnin valvontaympäristöä koskevia raportteja ja tietoja, kuten:

  • tärkeimpien riskialueiden kehitys
  • riskialueille suunnitellut ja toteutetut toimet
  • riskienhallintatoimenpiteet

Riskienhallinta ja sisäinen valvonta Metsossa

Riskien arviointi

Taloudelliseen raportointiin liittyvän riskien arvioinnin tavoitteena on tunnistaa ja arvioida merkittävimmät uhkatekijät konsernin, raportointisegmenttien, konserniyhtiöiden, toimintojen ja prosessien tasolla. Arviointi käsittää muun muassa petoksiin ja lainvastaiseen toimintaan liittyvät riskit sekä omaisuuden menetykseen tai väärinkäyttöön liittyvät riskit. Arvioinnin tuloksena määritellään valvonnalle tavoitteet, joiden avulla pyritään varmistamaan, että talousraportoinnille asetetut perusvaatimukset täyttyvät.

Valvontatoiminnot

Valvontatoimintomme pohjaavat yhtiön standardeihin, politiikkoihin, ohjeisiin ja vastuullisen johtamisen malliin Niiden avulla taataan, että johdon määräyksiä noudatetaan ja talousraportoinnin tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavat riskienhallintatoimet toteutetaan. Metson Compliance-ohjelman tarkoituksena on varmistaa hallintotapojemme noudattaminen kaikissa yksiköissä sekä talousraportointimme oikeellisuus. Ohjelman tavoitteena on muodostaa yhtenäinen valvontaympäristö noudattamalla asianmukaisia sisäisen valvonnan periaatteita eri liiketoimintaprosesseissa ja jakaa sisäiseen valvontaan liittyviä parhaita käytäntöjä.

Valvontastandardimme määrittävät sisäisen valvonnan perustason, joka kaikkien yksiköiden on saavutettava. Kaikki yksiköt ovat velvollisia tekemään vuosittain itsearvioinnin, jolla varmistetaan, että ne toimivat sisäisen valvonnan vaatiman perustason mukaisella tavalla. Lisäksi sisäinen tarkastus on vastuussa näiden valvontajärjestelmien toiminnan tehokkuuden arvioinnista vuosittain tehtävän tarkastussuunnitelman mukaisesti.

Vaatimustenmukaisuuden hallinta Metsossa

Viestintä ja tiedotus

Tehokkaan ja ja toimivan sisäisen valvontaympäristön turvaamiseksi, sisäisen ja ulkoisen viestintämme on oltava avointa, läpinäkyvää, täsmällistä ja oikea-aikaista. Kirjanpitopolitiikat, talousraportointiohjeet ja tiedonantopolitiikka ovat saatavilla intranetissämme, ja järjestämme työntekijöille säännöllistä koulutusta sisäisestä valvonnasta ja siinä käytettävistä työkaluista. Sisäisen tarkastuksen johtaja raportoi sisäiseen valvontaan liittyvän työn tuloksista säännöllisesti tarkastusvaliokunnalle. Tarkastusvaliokunnan työn tuloksina syntyvistä huomautuksista, suosituksista sekä päätös- ja toimenpide-ehdotuksista raportoidaan hallitukselle jokaisen tarkastusvaliokunnan kokouksen jälkeen.

Seuranta

Hallitus, tarkastusvaliokunta, toimitusjohtaja, konsernijohto, sisäinen tarkastus, liiketoiminta-alueiden johto ja eri konserniyhtiöiden johto valvovat taloudellista raportointia koskevan sisäisen valvonnan tehokkuutta. Valvonta kattaa taloudellisten kuukausiraporttien seurannan, rullaavien ennusteiden ja suunnitelmien läpikäynnin sekä sisäisen ja ulkoisen tarkastuksen raportit.

Sisäinen tarkastus arvioi vuosittain Metson toiminnan tehokkuutta sekä riskienhallinnan riittävyyttä ja raportoi sisäisen valvonnan prosesseihin liittyvistä riskeistä ja heikkouksista johdolle ja tarkastusvaliokunnalle.

Väärinkäytösepäilyistä raportoiminen

Ohjeistuksemme taloudellisten väärinkäytösten torjumiseksi määrittelee, miten väärinkäytösepäilyistä tulee ilmoittaa, kuinka ne selvitetään ja miten asia etenee. Kaikkia metsolaisia rohkaistaan ilmoittamaan väärinkäytösepäilystä omalle esimiehelle, muulle johdolle tai tarvittaessa suoraan sisäiselle tarkastukselle. Lisäksi metsolaisilla on mahdollisuus ilmoittaa epäilemistään taloudellisista väärinkäytöksistä luottamuksellisesti ulkopuolisen tahon ylläpitämän Whistleblower-ilmoituskanavan kautta. Ilmoituksen voi jättää usealla eri kielellä joko verkkosivujen kautta, puhelimitse tai sähköpostitse sekä tarvittaessa myös nimettömänä. Epäillyt väärinkäytökset selvitetään viipymättä ja luottamuksellisesti. Sisäinen tarkastus ratkaisee, kuinka asia selvitetään, ja raportoi epäilystä tarkastusvaliokunnalle. Lakiasiat ja henkilöstöhallinto vastaavat yhdessä mahdollisesta väärinkäytöksestä johtuvista jatkotoimenpiteistä.

Vuonna 2017 tehtiin kolme ilmoitusta epäillyistä väärinkäytöksistä Whistleblower-kanavan kautta. Lisäksi sisäiselle tarkastukselle toimitettiin suoraan kahdeksan ilmoitusta. Yhteensä 11 tapausta tutkittiin. Myös sisäisten tarkastusten yhteydessä havaittiin väärinkäytöksiä. Tarkastusvaliokunta käsitteli väärinkäytöstapaukset väärinkäytösten raportointia koskevien ohjeiden mukaisella tavalla. Millään tapauksista ei ollut merkittävää vaikutusta Metson taloudelliseen tulokseen.